MATKAILU- JA RAVITSEMISKAUPAN ASIAKASREKISTERI
TIE­TO­SUO­JA­SE­LOS­TE (25.5.2018 al­kaen)
Eu­roo­pan Unio­nin ylei­nen tie­to­suo­ja-ase­tus (EU) 2016/679, ar­tiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Re­kis­te­rin­pi­tä­jä

Hotelli Olof
Hallituskatu 16, 95400 Tornio
Y-tun­nus: 1068708-8

2. Tie­to­suo­ja­vas­taa­van yh­teys­tie­dot
Hanna Viitavaara
Hallituskatu 16, 95400 Tornio
sales@hotelliolof.fi
040 963 7981

3. Re­kis­te­ri­asioi­ta hoi­ta­va hen­ki­lön yh­teys­tie­dot
Hanna Viitavaara
Hallituskatu 16, 95400 Tornio
sales@hotelliolof.fi
040 963 7981

4. Re­kis­te­rin nimi

Mat­kai­lu- ja ra­vit­se­mis­kau­pan asia­kas­re­kis­te­ri

5. Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus on:

Huone-, pöytä- ja tilavarausten käsittely, palvelun tuottaminen
Asiakkaan tunnistaminen
Asiakassuhteen hoito, asiakkaan huomioiminen
Varauksiin liittyvä asiakasviestintä, asiakkaan kontaktointi
Markkinointiviestintä
Häiriötilanteiden selvittäminen ja niistä tiedottaminen
Asiakaspalvelun kehittäminen, palvelun kehittämiseen liittyvät tutkimukset
Osapuolten oikeuksien turvaaminen ja palvelun oikeellisuuden varmistaminen

6. Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn pe­rus­te
La­kiin ja ase­tuk­seen pe­rus­tu­vat
Kansalaisuus (asetus EU 692/2011), ostotiedot tai niiden osat kirjanpitoa varten (laki 1336/1997) Rekisteröidyn suojaamiseksi
Maksukorttitiedot ja niihin liittyvät osto- ja maksutapahtumat kortin myöntäneen tahon ohjeistusten mukaisesti So­pi­mus­pe­rus­tei­ses­ti.

Varauksiin liittyvät asiakastiedot kuten nimi- ja yhteystiedot
kielikoodit, tieto kanssamatkustajista tai tilaisuuteen osallistujista
laskutus- tai muut maksu- tai maksutapatiedot
hinnoitteluperuste, kuten tieto yritysasiakkuudesta tai muu tieto hintaan vaikuttavista tekijöistä.
Ostotiedot ja tiedot varatuista tai käytetyistä palveluista ml. ostopaikat
varatun palvelun taso kuten huonetyyppi sekä muut tiedot halutuista palveluista.
Sukupuoli, tiedot menneistä ja tulevista varauksista
Säh­kö­pos­ti­kir­jeen­vaih­to.

Re­kis­te­röi­dyn suos­tu­muk­sel­la voi­daan li­säk­si ke­rä­tä muita tie­to­ja pal­ve­lun to­teut­ta­mi­sek­si. Täl­lai­sia tie­to­ja voi­vat olla esi­mer­kik­si tieto ruo­ka­va­lios­ta tai es­teet­tö­myy­des­tä.

7. Ku­vaus re­kis­te­rin­pi­tä­jän oi­keu­te­tus­ta edus­ta

Ha­luam­me pal­vel­la asiak­kai­tam­me hei­dän tar­peen­sa ja toi­veen­sa huo­mioi­den. Kun kä­sit­te­lem­me tie­toa tit­te­lis­tä, su­ku­puo­les­ta, tai tie­toa ai­em­mis­ta tai tu­le­vis­ta va­rauk­sis­ta voim­me esi­täyt­tää mat­kus­ta­ja­kor­tit, huo­mioi­da asiak­kaan toi­veet ho­tel­lis­sa tai ra­vin­to­las­sa tai huo­mioi­da asiak­kait­tam­me eri­tyi­ses­ti esi­mer­kik­si juh­la­py­hi­nä tai syn­ty­mä­päi­vi­nä. Mat­kai­lu on elä­mys­toi­mia­la, jossa yö­py­mi­seen tai ra­vin­to­la­käyn­tiin liit­tyy muu­ta­kin kuin fyy­si­set puit­teet. Osana elä­myk­sel­li­syyt­tä ho­tel­lein ja ra­vin­to­loi­den myös ole­te­taan tun­nis­ta­van asiak­kaan­sa ja huo­mioi­van hei­dän eri­tyis­tar­peen­sa.

Ha­luam­me myös huo­mioi­da asiak­kaam­me pa­rem­min ja pa­ran­taa pal­ve­lua hyö­dyn­tä­mäl­lä esi­mer­kik­si asiak­kaan au­to­maat­tis­ta tun­nis­tus­ta hänen ol­les­saan yh­tey­des­sä asia­kas­pal­ve­luum­me.

8. Kä­si­tel­tä­vät hen­ki­lö­tie­dot

Su­ku­ni­mi, etu­ni­met, yh­teys­tie­dot kuten pu­he­lin­nu­me­ro ja säh­kö­pos­tio­soi­te. Osoi­te­tie­dot kuten ko­tio­soi­te ja mah­dol­li­nen muu osoi­te kuten työ­pai­kan osoi­te asiak­kaan il­moi­tuk­sen mu­kai­ses­ti.

Kie­li­koo­di, tit­te­lis­tä mah­dol­li­ses­ti pää­tel­tä­vis­sä­ole­va su­ku­puo­li, kan­sa­lai­suus, ho­tel­lis­sa mu­ka­na yö­py­vät hen­ki­löt.

Hin­ta­pe­rus­te kuten yri­tys­tie­to tai muu mah­dol­li­nen huo­ne­hin­taan vai­kut­ta­va tieto kuten kam­pan­ja­koo­di.

Las­ku­tet­taes­sa las­ku­tuso­soi­te mi­kä­li muu kuin an­ne­tut muut osoi­te­tie­dot. Tieto mah­dol­li­ses­ta poik­kea­vas­ta, mui­hin asiak­kai­siin vai­kut­ta­vas­ta käyt­täy­ty­mi­ses­tä tai esi­mer­kik­si mak­sun suo­rit­ta­mat­ta jät­tä­mi­ses­tä.

Syn­ty­mä­ai­ka.

Muut pal­ve­lun to­teut­ta­mis­ta pa­ran­ta­vat tie­dot kuten tie­dot ruo­ka­va­liois­ta tai huo­neen es­teet­tö­myy­des­tä.

Tieto men­neis­tä ja tu­le­vis­ta va­rauk­sis­ta sekä osto- ja mak­su­ta­pa­tie­dot.

9. Kä­si­tel­tä­vät hen­ki­lö­tie­to­ryh­mät

Asiak­kei­den nimi- ja yh­teys­tie­dot, mark­ki­noin­ti­suos­tu­mus tai –kiel­to, tieto kanta-asiak­kuuk­sis­ta, tu­le­vien va­raus­ten tie­dot, men­nei­den ma­joi­tus­va­raus­ten tai ra­vin­to­la­käyn­tien tie­dot, vii­su­mi­puol­toi­hin tar­vit­ta­vat tie­dot.

10. Tie­to­läh­de ja ku­vaus tie­to­läh­teis­tä, mi­kä­li tie­dot on ke­rät­ty jul­ki­sis­ta läh­teis­tä

Ke­rät­tä­vät tie­dot saa­daan suo­raan asiak­kaal­ta tai asiak­kaan va­rauk­sen tuot­ta­nees­ta jär­jes­tel­mäs­tä. Täl­lai­sia jär­jes­tel­miä voi­vat olla esi­mer­kik­si pe­rin­teis­ten mat­ka­toi­mis­to­jen käyt­tä­mät jär­jes­tel­mät tai net­ti­va­rauk­sia vä­lit­tä­vien toi­mi­joi­den jär­jes­tel­mät.

Vail­li­nai­sia tie­to­ja täy­den­ne­tään asiak­kaan il­moi­tuk­sen pe­rus­teel­la ho­tel­lien ke­rää­mäs­tä la­ki­sää­tei­ses­tä ma­joi­tus­re­kis­te­ris­tä (laki 308/2006).

Hen­ki­lö­tie­to­ja voi­daan päi­vit­tää myös Väes­tö­re­kis­te­ri­kes­kuk­sen ja muun osoi­te­päi­vi­tys ja muuta vas­taa­vaa pal­ve­lua tar­joa­van re­kis­te­rin­pi­tä­jän re­kis­te­reis­tä.

11. Hen­ki­lö­tie­to­jen vas­taa­not­ta­jat

Mat­ka­pa­ket­te­ja (Laki mat­ka­pal­ve­lu­yh­dis­tel­mis­tä (901/2017, 3§) os­ta­nei­den asiak­kai­den tie­dot voi­daan luo­vut­taa toi­sen pal­ve­lun tuot­ta­val­le yh­teis­työ­kump­pa­nil­le, kuten teat­te­ril­le.

Asiak­kaan an­taes­sa pa­lau­tet­ta ho­te­liyö­py­mi­ses­tä ta ra­vin­to­la­ko­ke­muk­ses­ta, voi­daan hänen tie­ton­sa siir­tää tut­ki­muk­sen to­teut­ta­val­le ta­hol­le au­to­ma­ti­soi­dus­ti.

Huo­leh­dim­me kump­pa­nei­dem­me hen­ki­lö­tie­to­jen suo­jan riit­tä­väs­tä ta­sos­ta lain­sää­dän­nön edel­lyt­tä­mäl­lä ta­val­la.

Luo­vu­tam­me tie­to­ja vi­ran­omai­sil­le voi­mas­sao­le­van lain­sää­dän­nön sal­li­mis­sa ja vel­voit­ta­mis­sa ra­jois­sa esi­mer­kik­si vi­ran­omais­ten tie­to­pyyn­töi­hin vas­tat­taes­sa.

12. Hen­ki­lö­tie­don siir­rot kol­man­teen maa­han tai kan­sain­vä­li­sel­le jär­jes­töl­le ja käy­te­tyt suo­ja­ta­keet

Asia­kas­tie­to­ja siir­re­tään EU:n tai ETA:n ul­ko­puo­lel­le, sil­loin kun se on pal­ve­lun tuot­ta­mi­sen kan­nal­ta tar­peel­lis­ta. Pal­ve­lu­kump­pa­nim­me ovat asian­mu­kai­sin so­pi­muk­sin si­tou­tu­neet EU-mal­li­so­pi­mus­lausek­kei­siin.

13. Hen­ki­lö­tie­to­jen säi­ly­ty­sai­ka tai säi­ly­ty­sa­jan mää­rit­tä­mi­sen kri­tee­rit

Va­rauk­siin liit­ty­vä hen­ki­lö­tie­to ano­ny­mi­soi­daan tai pois­te­taan vii­meis­tään, kun hen­ki­lön vii­mei­sim­mäs­tä va­rauk­ses­ta on ku­lu­nut kolme vuot­ta.

14. Re­kis­te­röi­dyn oi­keu­det

Re­kis­te­röi­dyl­lä hen­ki­löl­lä on oi­keus tar­kis­taa it­se­ään kos­ke­vat tie­dot

Re­kis­te­röi­dyl­lä hen­ki­löl­lä on oi­keus it­se­ään kos­ke­vien tie­to­jen pois­ta­mi­seen sillä edel­ly­tyk­sel­lä, ettei re­kis­te­rin­pi­tä­jäl­lä ole lain­mu­kais­ta pe­rus­tet­ta tie­don säi­lyt­tä­mi­seen. 

Mi­kä­li re­kis­te­röi­ty ha­lu­aa käyt­tää oi­keut­taan kä­sit­te­lyn ra­joit­ta­mi­seen tai vas­tus­ta­mi­soi­keut­taan, voi hän sen tehdä ot­ta­mal­la yh­teyt­tä re­kis­te­rin­pi­tä­jään. Yh­tey­den­ot­toa re­kis­te­rin­pi­tä­jään tar­vi­taan myös, mi­kä­li re­kis­te­röi­ty ha­lu­aa siir­tää tie­ton­sa jär­jes­tel­mäs­tä toi­seen.

Jos hen­ki­lö ha­lu­aa käyt­tää oi­keuk­si­aan tai saada li­sä­tie­toa hen­ki­lö­tie­to­jen­sa kä­sit­te­lys­tä, hän voi olla yh­tey­des­sä tässä se­los­tees­sa mai­nit­tuun re­kis­te­rin­pi­tä­jään.

Hen­ki­löl­lä on myös oi­keus tehdä va­li­tus val­von­ta­vi­ran­omai­sel­le, jos hän kat­soo, että häntä kos­ke­vien hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lys­sä ri­ko­taan so­vel­tu­vaa tie­to­suo­ja­sään­te­lyä.

15. Hen­ki­lö­tie­don an­ta­mat­ta jät­tä­mi­sen vai­ku­tuk­set so­pi­muk­sel­le

Va­raus voi­daan tehdä ai­noas­taan, mi­kä­li asiak­kaan hen­ki­lö­tie­dot luo­vu­te­taan pal­veun­tar­joa­jal­le (ho­tel­li, ra­vin­to­la, ko­kous­paik­ka). Va­raus­ta ei voida tehdä mi­kä­li tie­to­ja ei saada.

Suos­tu­muk­sel­la ke­rät­tä­vien tie­to­jen luo­vut­ta­mat­ta­jät­tä­mi­nen voi vai­kut­taa tar­jot­ta­vaan pal­ve­luun.

17. Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn vai­ku­tuk­set ja ylei­nen ku­vaus tek­ni­sis­tä ja or­ga­ni­sa­to­ri­sis­ta tur­va­toi­mis­ta

Suo­jaam­me hen­ki­lö­tie­to­ja huo­lel­li­ses­ti koko nii­den elin­kaa­ren ajan käyt­tä­mäl­lä asian­mu­kai­sia tie­to­suo­ja- ja tie­to­tur­val­li­suus­kei­no­ja. Jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jat kä­sit­te­le­vät hen­ki­lö­tie­to­ja tie­to­tur­val­li­sis­sa pal­ve­lin­ti­lois­sa. Pää­syä hen­ki­lö­tie­toi­hin on ra­joi­tet­tu ja hen­ki­lös­töl­lä on sa­las­sa­pi­to­vel­vol­li­suus.

Hen­ki­lö­tie­to­ja si­säl­tä­vät fyy­si­set asia­kir­jat säi­ly­te­tään al­ku­kä­sit­te­lyn jäl­keen lu­ki­tuis­sa ja pa­lo­tur­val­li­sis­sa säi­ly­tys­ti­lois­sa. Käyt­tö­oi­keuk­sien myön­tä­mi­nen ja seu­ran­ta on hal­lit­tua. Kou­lu­tam­me hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyyn osal­lis­tu­vaa hen­ki­lö­kun­taam­me sään­nöl­li­ses­ti ja huo­leh­dim­me siitä, että myös yh­teis­työ­kump­pa­niem­me hen­ki­lös­tö ym­mär­tää hen­ki­lö­tie­to­jen luot­ta­muk­sel­li­sen luon­teen ja tur­val­li­sen kä­sit­te­lyn mer­ki­tyk­sen. Va­lit­sem­me käyt­tä­mäm­me ali­hank­ki­jat huo­lel­li­ses­ti. Päi­vi­täm­me jat­ku­vas­ti si­säi­siä käy­tän­tö­jäm­me ja oh­jei­tam­me.

Jos kai­kis­ta suo­ja­toi­mis­tam­me huo­li­mat­ta hen­ki­lö­tie­dot jou­tu­vat vää­riin kä­siin, on mah­dol­lis­ta, että hen­ki­lö­tie­to­ja käy­te­tään vää­rin ja esi­mer­kik­si an­sait­tu­ja etuja voi­daan käyt­tää vää­rin pe­rus­tein. Jos ha­vait­sem­me täl­lai­sen ta­pah­tu­man, ryh­dym­me vii­py­mät­tä sel­vit­tä­mään sitä ja py­rim­me es­tä­mään ai­heu­tu­vat va­hin­got. In­for­moim­me tie­to­tur­va­louk­kauk­ses­ta tar­vit­ta­via vi­ran­omai­sia ja re­kis­te­röi­ty­jä lain­sää­dän­nön vaa­ti­mus­ten mu­kai­ses­ti.